Управленческий учет: как внедрить и автоматизировать в компании

Каждому руководителю необходима ясная картина финансового состояния бизнеса — не раз в квартал по обязательным отчетам, а в любой момент, когда требуется принять решение.

Управленческий учет — это система сбора, группировки и анализа данных о работе компании, а также планирования и подготовки внутренней отчетности. Он помогает руководству оценивать финансовое состояние бизнеса и принимать оперативные и стратегические решения на основе цифр.

В отличие от бухгалтерского учета, который ведут по установленным законом правилам, управленческий учет компания выстраивает под собственные задачи. Форму отчетов, состав показателей и периодичность их подготовки определяет руководство.

Мы — онлайн-сервис финансового учета ПланФакт. Помогаем бизнесу контролировать деньги, предотвращать кассовые разрывы и принимать решения на основе цифр. 

В этой статье разберем, что такое управленческий учет простыми словами, из каких элементов он состоит и какие задачи решает.

Управленческий и бухгалтерский учет: в чем разница

Вот пять принципиальных отличий управленческого учета от бухгалтерского.

Цели и задачи

Цель управленческого учета — создать прозрачную среду, где любое решение опирается на факты.

Задачи управленческого учета:

• фиксировать доходы и расходы в реальном времени,
• считать прибыльность отдельных продуктов, проектов и филиалов,
• держать под контролем дебиторскую и кредиторскую задолженность,
• планировать бюджеты и прогнозировать кассовые разрывы,
• готовить базу для стратегических решений.

Без решения этих задач любой бизнес рискует повторить историю одного предпринимателя из Казани, у которого было 17 аптечных киосков и постоянная нехватка денег. Когда он наконец разложил доходы и расходы по точкам, оказалось, что из 17 точек прибыльны только два. Остальные просто «ели» ресурсы, создавая иллюзию работы.

Объекты и статьи

Объекты управленческого учета — это все, что можно измерить и проанализировать в бизнесе.

Доходы и расходы

Общая сумма доходов и расходов сама по себе ни о чем не говорит. Важно понимать, что именно продается, какая у продукта маржа и какие затраты растут быстрее выручки. Например, у предпринимателя три ларька с фастфудом. Общая выручка выглядит хорошо, но при разбивке по точкам видно, что один ларек приносит убыток: аренда высокая, а посетителей мало. Без такого анализа убыточную точку продолжали бы держать и терять на ней деньги.

Активы

Оборудование, транспорт, недвижимость. Учет помогает вовремя заметить, что какой-то актив перестал работать на бизнес. Например, собственное производственное помещение стало маленьким, его содержание дорожает, а параллельно приходится арендовать дополнительные площади. Анализ подскажет, что выгоднее: продать старое помещение и купить новое или продолжать нести двойные расходы.

Обязательства

Кредиты, лизинги, долги перед поставщиками. Здесь важно правило: сначала заплати по обязательствам, потом думай про новую оргтехнику. Платежный календарь и контроль сроков снижают риск кассовых разрывов и начисления пеней.

Источники финансирования

Источники финансирования показывают, откуда компания получает деньги: из прибыли, кредитов или инвестиций. Если бизнес постоянно закрывает операционные расходы кредитами, управленческий учет поможет выявить зависимость от заемного финансирования и оценить долговую нагрузку.

Финансовые результаты

Чистая прибыль, рентабельность, маржинальность. Эти показатели можно отслеживать хоть ежедневно и быстро корректировать курс, если план не выполняется.

Чтобы не запутаться в большом количестве операций, их распределяют по статьям управленческого учета — простым категориям вроде «выручка от услуг», «аренда», «зарплата», «проценты по кредиту».

Принципы управленческого учета

• Полезность. Отчеты должны помогать принимать решения. Если таблица с расходами на рекламу не показывает, окупаются ли вложения, она бесполезна. Каждая цифра должна отвечать на вопрос: «Что с этим делать дальше?»
• Оперативность. Данные нужны вовремя. Если руководитель видит, что через три дня на счете не хватит денег на зарплату, у него остается время договориться с поставщиком об отсрочке. Через месяц исправить такой разрыв будет уже поздно.
• Гибкость. Запустили доставку — добавили соответствующую статью. Отказались от нее — убрали, чтобы не перегружать учет. Система должна подстраиваться под изменения бизнеса, а не наоборот.
• Конфиденциальность. Внутренние цифры доступны не всем. Данные о реальной прибыли и слабых местах компании не должны попасть к конкурентам или сотрудникам, которым они не нужны для работы.
• Взгляд вперед. Важно не только фиксировать прошлое, но и планировать будущее. На основе данных за полгода можно спрогнозировать, сколько денег понадобится на закупку сырья в следующем месяце, и снизить риск кассового разрыва.

Методы управленческого учета

Директ-костинг

При директ-костинге затраты делят на переменные и постоянные. Переменные зависят от объема производства или продаж, а постоянные в определенных пределах не меняются при изменении объема деятельности. Метод помогает рассчитать маржинальную прибыль, определить точку безубыточности и понять, какие продукты выгоднее продавать.

Например, стакан капучино в кофейне стоит 200 рублей. На зерно, молоко и стаканчик уходит 60 рублей — это переменные затраты, которые возникают при продаже каждой чашки. После их вычета остается 140 рублей маржинальной прибыли. Эти деньги идут на покрытие постоянных расходов, а после достижения точки безубыточности — на формирование операционной прибыли.

Если аренда и оклады сотрудников составляют 300 тысяч рублей в месяц, кофейне нужно продать примерно 2143 чашки капучино, чтобы покрыть постоянные расходы. При сохранении цены и уровня затрат продажи сверх этого объема будут приносить операционную прибыль.

Стандарт-костинг

При стандарт-костинге компания заранее устанавливает нормативы затрат на материалы, оплату труда и другие ресурсы, а затем сравнивает их с фактическими показателями. Метод помогает выявить отклонения и понять их причины: рост закупочных цен, перерасход сырья, снижение производительности или ошибки в нормативах.

Например, по рецептуре на партию выпечки должно уходить 20 килограммов муки, но фактически израсходовали 23 килограмма. Компания проверяет, почему возникло отклонение: изменился технологический процесс, сотрудники нарушили рецептуру или поставщик привез товар с недовесом. Такой анализ помогает контролировать себестоимость и вовремя устранять лишние расходы.

ABC-метод

ABC-метод, или учет затрат по видам деятельности, помогает точнее распределять косвенные расходы между продуктами, услугами или проектами. Сначала затраты относят к отдельным операциям и процессам — например, настройке оборудования, контролю качества, упаковке или доставке. Затем их распределяют между продуктами с учетом того, какие операции и в каком объеме потребовались для каждого из них.

Например, два товара выпускают в одинаковом количестве, но один требует частой перенастройки оборудования и дополнительной проверки качества. ABC-метод покажет, что его производство обходится компании дороже, даже если прямые затраты на оба товара похожи. Это помогает точнее рассчитывать себестоимость, устанавливать цены и оценивать рентабельность отдельных продуктов.

Метод полной себестоимости

При методе полной себестоимости, или absorption costing, в стоимость продукта включают переменные и распределенные постоянные производственные затраты. Подход используют для оценки запасов, расчета полной производственной себестоимости и долгосрочного ценообразования.

Компании часто комбинируют методы: директ-костинг используют для оперативных решений, а метод полной себестоимости — для стратегического анализа и долгосрочного планирования.

Направления и инструменты управленческого учета

В управленческом учете используют разные направления и инструменты. Они помогают оценивать бизнес с разных сторон: контролировать затраты, рассчитывать прибыльность, планировать бюджет и принимать долгосрочные решения.

• Производственный учет. Показывает, сколько ресурсов компания тратит на выпуск продукции или оказание услуг. Помогает рассчитывать себестоимость, контролировать расход материалов и находить причины роста затрат.
• Маржинальный анализ. Показывает, сколько остается от выручки после вычета переменных затрат. Помогает сравнивать прибыльность продуктов, определять точку безубыточности и принимать решения об ассортименте и ценах.
• Бюджетирование. Позволяет планировать доходы, расходы и движение денег, а затем сравнивать фактические показатели с планом. Так компания может заранее выявлять отклонения и корректировать работу.
• Стратегический управленческий учет. Помогает оценивать финансовую устойчивость бизнеса, потребность в ресурсах и перспективы развития. Его данные используют при запуске новых направлений, выходе на другие рынки и планировании инвестиций.

Эти направления и инструменты дополняют друг друга и вместе дают руководителю более полную картину финансового состояния компании.

Системы и автоматизация

Поначалу многие ведут записи в Excel, и этого хватает. Но бизнес растет, данных становится все больше, файлы начинают путаться, а на сбор отчетов уходят часы.

Современные системы управленческого учета автоматизируют рутинные операции: загружают банковские выписки, распределяют платежи по статьям и формируют ДДС, ОПУ и управленческий баланс. Это сокращает объем ручной работы и помогает быстрее получать актуальные данные о состоянии бизнеса.

Онлайн-сервис ПланФакт собирает финансовую информацию в одной системе и превращает разрозненные данные в понятные отчеты. Собственник может контролировать доходы и расходы, видеть реальную прибыль, оценивать рентабельность направлений и заранее выявлять возможные кассовые разрывы. Благодаря автоматизации руководитель быстрее принимает решения на основе цифр, а финансовый специалист тратит меньше времени на сбор данных и больше — на анализ и планирование.

Владелец компании «Трион» Владимир Андреев после перехода с Excel на автоматизированную систему признался: «Раньше данные не сходились, убивалась куча времени, нельзя было отследить рентабельность проектов. Теперь учет работает как приборная доска автомобиля — видишь все и не двигаешься вслепую».

Выбор инструмента зависит от масштаба и потребностей бизнеса.

Основы управленческого учета

Если собственник сам не заинтересован в порядке, ничего не выйдет. Сотрудники быстро поймут, что руководителю это неважно, и перестанут вести записи. Начинать нужно с вопроса: зачем все это? Ответ определяет, какие отчеты и статьи заводить.

Дальше нужна дисциплина. Все операции фиксируют по единым правилам, личные расходы отделяют от расходов бизнеса, а остатки регулярно сверяют. Полезно раз в месяц собираться с ответственными сотрудниками, анализировать показатели и обсуждать отклонения. При налаженных процессах и автоматизации ведение учета постепенно становится частью обычной работы.

Отдельно стоит поговорить с теми, кто заносит данные. Менеджерам и администраторам нужно объяснить цели учета и научить их работать с программой. Сотрудники должны понимать, как корректность данных влияет на решения руководства и результаты бизнеса.

Если эти условия выполняются, учет перестает быть формальностью и начинает приносить пользу.

Резюме

Управленческий учет дает трезвый взгляд на бизнес. Он не гарантирует успех, но повышает шансы на обоснованные решения, потому что заменяет догадки фактами. Понимание теории, принципов и методов дает каркас, но настоящая ценность раскрывается только на практике. Если вы разобрались в основах управленческого учета, посмотрите материал о том, как настроить и вести управленческий учет с пользой для бизнеса.