Простой и быстрый учет при обороте 400 миллионов. Кейс Додо Пицца

Павел Краснов – один из франчайзи Додо пицца. 
Он владеет и управляет шестью пиццериями в Москве и Московской области.
Павел Краснов рассказал, как автоматизированный финансовый учет облегчает работу.

• В штате компании 150 человек.
• Годовой оборот 400 млн рублей.

Как франчайзи автоматизировать учет

Франчайзи организует учет, создав единое пространство для сбора данных из касс, банков и внутренних отчетов. Тогда все основные цифры по бизнесу будут попадать в систему без ручного ввода, а управленческие сводки можно будет смотреть регулярно, а не собирать в конце месяца. Это особенно важно для тех, кто одновременно должен соблюдать стандарты сети и следить за собственной прибылью.

Как контролировать финансы нескольких точек

Контроль над финансами нескольких заведений строится через единое учетное поле. По каждому объекту видна выручка, издержки, прибыль и движение средств. Можно сравнивать заведения между собой, оперативно замечать отклонения и понимать, где бизнес идет хорошо, а где требуется вмешательство. Если данные загружаются автоматически, руководителю не нужно ждать сводки от подчиненных. Он в любой момент может открыть показатели по сети и увидеть актуальное состояние дел.

Ручное управление

Когда сети кафе еще не было и работала только одна пиццерия, руководитель вел финансовый учет в Excel. Этого инструмента было вполне достаточно. Но Павел Краснов видел недостатки уже на этом этапе:

«Основная проблема Excel – все нужно было делать вручную. А человеческий фактор включает в себя неминуемые ошибки в расчетах. От этого страдала надежность данных, потому что сложно было настроить персонифицированный доступ. Но самое важное – это занимало очень много времени даже в штатном режиме, а если какие-то цифры не сходились, то на проверку и перепроверку уходило еще больше часов и дней»

Какие проблемы возникают при ручном учете в общепите

Ручные методы учета в ресторанном бизнесе почти всегда оборачиваются задержками и путаницей в таблицах. Много времени уходит на сверки. Пока персонал сводит данные из Excel, касс и банков, информация устаревает. Управляющий получает сведения с опозданием. Он не может быстро понять, где упала маржа, выросли траты или образовался кассовый разрыв. Чем больше заведений, тем сложнее удерживать контроль без единой платформы и понятной отчетности.

Как автоматизировать финансовый учет сети ресторанов

Чтобы настроить финансовый учет в сети ресторанов, необходимо объединить все заведения в одной системе, где выручка, издержки, закупки и денежные потоки подтягиваются автоматически. Так владелец бизнеса сможет видеть общую картину по сети и отдельно по каждому заведению. Кроме того, важно настроить выгрузку из касс, банков и бухгалтерских сервисов, чтобы не вносить цифры вручную. Это снизит число ошибок, ускорит анализ и позволит реагировать на ситуацию оперативно.

Не все сразу

Автоматизация управленческого учета с первых этапов преследовала две основные цели:

• упростить учет;
• сэкономить время.

Компания внедрила автоматизированный финансовый учет на базе ПланФакта. Нужных результатов сразу достичь не удалось:

«Сначала мы вели ПланФакт сами. Часть работы делал я, часть выполнял бухгалтер. Путаницы избежать не получилось, все равно оставался большой процент ручного труда, а значит возникали ошибки. Наладить прозрачный учет сразу не удалось»

Открыли сервис заново

С открытием новых кафе и увеличением объема информации стало понятно, что нужно настроить сервис так, чтоб он максимально корректно работал и выполнял свои функции.

«Мы обратились к помощи финансиста ПланФакта. Уже полгода работаем со Светланой Гапеевой и буквально открываем возможности сервиса заново. Мы узнали о существовании таких функций, о которых раньше не догадывались и, разумеется, не использовали. Например, раньше мы не пользовались функцией запасов, не знали, что можно начислять на склад, потом списывать. Всю продукцию, которая нам приходила, мы учитывали грубо по приходу. Это было не очень корректно, потому что расход потом приходилось смотреть отдельно в Excel»

Результаты

1. Отчетность максимально прозрачная и надежная, в цифрах всех уровней можно быть уверенным.

2. Главный результат – это экономия времени на управленческий учет. Автоматизация освободила владельца от сбора цифр и позволила сосредоточиться на росте прибыли.

«Когда была одна пиццерия, я тратил несколько часов в месяц на финансовый учет. А сейчас у нас 6 пиццерий, и у меня уходит 1-2 часа в месяц на анализ и планирование, учет максимально автоматизирован»

Для сети это особенно ценно, потому что управлять несколькими заведениями вручную долго и неудобно. 

3. Удобно предоставлять доступ инвесторам, которые по ссылке видят максимально подробную отчетность. Когда бизнес уходит от Excel и переезжает в специализированную систему, сокращается время на анализ, падает риск ошибок и возникает прозрачность по каждой точке.  

4. Удобный и эффективный режим работы с сервисом.

«Режим работы такой: раз в месяц мы созваниваемся со Светланой Гапеевой, анализируем отчеты, вносим корректировки. Этого достаточно, чтобы помимо корректно работающего сервиса автоматизации, мы имели необходимый анализ и могли планировать на будущее»